Τα μυστικά μιας ιδανικής συνοδευτικής επιστολής
Η συνοδευτική επιστολή αποτελεί σημαντικό εργαλείο που μπορεί να συνεισφέρει σημαντικά στην προσπάθειά σας να κατακτήσετε μια επιθυμητή θέση εργασίας. Μαζί με το βιογραφικό σας αποτελούν την πρώτη -και κρίσιμη- εντύπωση προς τον εργοδότη/ υπεύθυνο προσλήψεων και γι’ αυτό θα πρέπει να είστε σίγουροι για το αποτέλεσμα.
Η λογική της δημιουργίας της συνοδευτικής επιστολής, όπως και του βιογραφικού, είναι να πείσουμε για την καταλληλόλητά μας και να καταφέρουμε να ξεχωρίσουμε ανάμεσα στους υπόλοιπους υποψήφιους, σε πρώτο τουλάχιστον επίπεδο. Για να το πετύχουμε αυτό, θα πρέπει αρχικά να ξεκαθαρίσουμε ποιο είναι το είδος της θέσης που διεκδικούμε καθώς αυτός είναι ο καθοριστικός παράγοντας για το είδος του περιεχομένου που θα συντάξουμε.
Γνωρίζετε ότι υπάρχουν διαφορετικά είδη συνοδευτικής επιστολής; Ας δούμε τις κυριότερα :
- Επιστολή που απευθύνεται σε συγκεκριμένη θέση εργασίας: Πρόκειται για την πολύ συνηθισμένη περίπτωση όπου στέλνουμε τη συνοδευτική επιστολή μαζί με το βιογραφικό μας σε απάντηση αγγελίας που έχει ήδη δημοσιευθεί.
- Διερευνητική συνοδευτική επιστολή: Είναι εκείνη η περίπτωση που δεν υπάρχει δημοσιευμένη αγγελία αλλά θέλουμε να ανοίξουμε δίαυλο επικοινωνίας, ώστε να διερευνήσουμε την πιθανότητα να συνάψουμε κάποιου είδους συνεργασία με τον εργοδότη που μας ενδιαφέρει ή να είμαστε ένα βήμα μπροστά, αν τελικά ανοίξει μια νέα θέση εργασίας.
- Συνοδευτική επιστολή για πρακτική άσκηση: Όπως είναι κατανοητό, αφορά φοιτητές ή άτομα που έχουν πρόσφατα αποφοιτήσει και θέλουν να εντάξουν κάποια εργασιακή εμπειρία στο βιογραφικό τους.
- Συνοδευτική επιστολή για μεταπτυχιακό πρόγραμμα: Αν σας ενδιαφέρει να προχωρήσετε σε αιτήσεις για μεταπτυχιακό πρόγραμμα, θα πρέπει να στείλετε, εκτός από το βιογραφικό σας και ένα σύνολο εγγράφων (π.χ., αντίγραφο πτυχίου, πτυχίο ξένης γλώσσας, συστατικές επιστολές κ.ά.)
Όποια και αν είναι η επιλογή σας, σε αυτό το άρθρο θα επικεντρωθούμε στα βασικά βήματα για μια επιτυχημένη συνοδευτική επιστολή, ιδιαίτερα για όσους δεν γνωρίζουν καλά τη διαδικασία και ενδιαφέρονται για πρακτική άσκηση, entry level εργασία, ακόμα και για όσους θέλουν να κάνουν στροφή στην καριέρα τους και να δοκιμάσουν νέα επαγγελματικά μονοπάτια.
Tι πρέπει να περιλαμβάνει η συνοδευτική επιστολή
- Προσωπικά στοιχεία αποστολέα και παραλήπτη: Πρόκειται για τα απαραίτητα στοιχεία που περιλαμβάνουν το ονοματεπώνυμο του αποστολέα, το email, το τηλέφωνο επικοινωνίας και, προαιρετικά, τη διεύθυνση κατοικίας του. Επίσης θα πρέπει ν’αναφέρεται και η εταιρεία όπου αποστέλλεται η επιστολή, η διεύθυνσή της και το ονοματεπώνυμο του παραλήπτη.
- Ημερομηνία και θέμα: Δεν θα πρέπει να παραλείψετε τον τόπο, την ημερομηνία αποστολής, καθώς και το θέμα της, π.χ. αν πρόκειται για αίτηση για συγκεκριμένη θέση εργασίας ή για διερευνητική αίτηση εργασίας κ.ο.κ.
- Προσφώνηση παραλήπτη: Θα σας συμβουλεύαμε να μην στέλνετε γενικά «προς κάθε ενδιαφερόμενο». Φροντίστε να μάθετε σε ποιον απευθύνεται η επιστολή σας και δείξτε του/της πως γράφτηκε αποκλειστικά για αυτόν/η.
Η σωστή μορφή προσφώνησης είναι: Αξιότιμε κύριε ή Αξιότιμη κυρία και το επίθετο ή ολόκληρο το ονοματεπώνυμο του παραλήπτη. Εάν η αγγελία εργασίας δεν περιλαμβάνει όνομα, μπορείτε να ελέγξετε τον ιστότοπο της εταιρείας για περισσότερες πληροφορίες ή να προσπαθήσετε να βρείτε στοιχεία για τον επικεφαλής του τμήματος ή τον υπεύθυνο ανθρώπινου δυναμικού.
Βασικό μέρος της επιστολής
Αυτό το τμήμα απαρτίζεται από τέσσερις ή το πολύ πέντε παραγράφους. Το σώμα του κειμένου έχει συγκεντρωμένη όλη την απαραίτητη πληροφορία για την υποψηφιότητά σας και πρέπει να είναι ουσιαστικό και καλογραμμένο. Στην πρώτη παράγραφο συστήνεστε, δίνοντας μια ενδεικτική εικόνα τού ποιος/α είστε και για ποιους λόγους επιθυμείτε να διερευνήσετε μια πιθανότητα συνεργασίας.
Αμέσως μετά καταγράψτε τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά που θεωρείτε πως σας κάνουν ιδανικό υποψήφιο για την προσφερόμενη θέση, προβάλλοντας τους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να συμβάλετε στην εξέλιξη της εταιρείας. Για να καταλήξετε στο καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα, καλό είναι να λάβετε υπόψη τα προαπαιτούμενα της θέσης και να τα αντιστοιχίσετε με τα γραφόμενα σας. Μη κάνετε το συνηθισμένο λάθος να στείλετε ένα ακόμα αντίγραφο του βιογραφικού σας! Η λογική της συνοδευτικής επιστολής δεν είναι να επαναλάβετε αυτούσιες τις πληροφορίες από το βιογραφικό σας σημείωμα, αλλά να τις χρησιμοποιήσετε για να αναδείξετε καλύτερα την εικόνα ενός ικανού επαγγελματία.
Επαγγελματικό κλείσιμο
Κλείνοντας, ευχαριστείτε τον παραλήπτη για τον χρόνο του και υπενθυμίζετε τη διαθεσιμότητά σας για μία προσωπική συνέντευξη. Το τελικό στάδιο περιλαμβάνει τον χαιρετισμό που είναι πάντα λιτός, δηλ. γράφετε «Με εκτίμηση» και από κάτω υπογράφετε με το ονοματεπώνυμό σας.
Η ανάγκη για εξατομίκευση και η λεπτή ισορροπία μεταξύ προσωπικού και επαγγελματικού ύφους
Η συνοδευτική επιστολή είναι μια επιστολή με συγκεκριμένο σκοπό, ωστόσο δεν θα πρέπει να έχει υπερβολικά επίσημο ύφος, ούτε να είναι ένα άκαμπτο, υπερβολικά στημένο κείμενο. Απαιτείται μια ισορροπία ανάμεσα στην επισημότητα και στην προσιτή πλευρά σας, η οποία κάνει χώρο για την ανάδειξη της προσωπικότητάς σας μέσα σε αυτές τις λίγες γραμμές.
Μια καλή λύση είναι, αν έχετε δεύτερες σκέψεις για το ύφος της επιστολής που μόλις συντάξατε, να ζητήστε από ένα άτομο εμπιστοσύνης να ρίξει μια ματιά πριν τη στείλετε και να σας υποδείξει σημεία που θα μπορούσατε να βελτιώσετε.
Χρήσιμες συμβουλές για καλύτερη σύνταξη συνοδευτικής επιστολής
- Βεβαιωθείτε πως η αίτησή σας είναι προσαρμοσμένη στην εταιρεία και στη συγκεκριμένη θέση για την οποία κάνετε αίτηση. Δείξτε ότι έχετε κάνει την έρευνά σας σχετικά με τη θέση και την εταιρική κουλτούρα γενικότερα.
- Χρησιμοποιήστε την ίδια γραμματοσειρά και μέγεθος γραμμάτων με το βιογραφικό σας, για εναρμονισμένη και φροντισμένη εμφάνιση των δύο εγγράφων.
- Ανάλογα με το που απευθύνεστε, χρησιμοποιήστε τη σωστή γλώσσα και τον κατάλληλο τόνο. Διατηρήστε το επαγγελματικό σας ύφος και γράψτε απλά και ουσιαστικά, χωρίς βερμπαλισμούς. Προσοχή, όμως, να μην καταλήξετε σε ένα τυποποιημένο αποτέλεσμα, που αντικατοπτρίζει έλλειψη προσωπικότητας.
- Φροντίστε, φυσικά, να μην υπάρχουν ορθογραφικά και γραμματικά λάθη.
- Τα οnline εργαλεία δημιουργίας συνοδευτικής επιστολής και βιογραφικού, όπως το Jobseeker, ενδέχεται να σας σας φανούν πολύ χρήσιμα και να σας καθοδηγήσουν εύκολα ώστε να συντάξετε τη συνοδευτική επιστολή με λιγότερο άγχος.
Να θυμάστε πάντα πως σκοπός είναι να αναδείξετε όλα εκείνα τα χαρακτηριστικά που σας καθιστούν ιδανικό/η υποψήφιο/α για την προσφερόμενη θέση και θα σας βοηθήσουν να διεκδικήσετε τη δουλειά των ονείρων σας!
